SharePointin käyttö kuormittaa monen yrityksen arkea.

Dokumentit ovat hajallaan.
Versiot elävät omaa elämäänsä.
Tietoa etsitään Teamsista, sähköpostista ja kansiorakenteista yhtä aikaa.

Ja lopulta kukaan ei ole täysin varma, missä mikäkin tieto oikeasti sijaitsee.

Kyse ei yleensä ole teknologiasta. SharePoint toimii juuri niin kuin pitääkin. Ongelma on käyttötavassa.

SharePoint ei ole projekti

Monessa organisaatiossa SharePoint otetaan käyttöön projektina.

Ympäristö rakennetaan.
Rakenne mietitään.
Käyttöönottopäivä sovitaan.

Sen jälkeen oletetaan, että ihmiset alkavat käyttää sitä oikein. Harvoin alkavat.

Ilman selkeää ymmärrystä ja yhteisiä pelisääntöjä jokainen rakentaa oman tapansa käyttää järjestelmää. Ja silloin kokonaisuus alkaa hajota nopeasti.

Lopputuloksena ei ole yhtenäinen toimintatapa, vaan kokoelma yksittäisiä ratkaisuja.

Oikea hyöty syntyy vasta, kun käyttö muuttuu

Olemme saaneet asiakkailtamme toistuvasti positiivista palautetta SharePoint-koulutuksistamme.

Olemme halunneet rakentaa koulutuksen, jossa kokonaisuus ei jää teoriaksi.

Käymme SharePointia läpi käytännön tasolla, asiakkaan omassa ympäristössä ja heidän arkeensa liittyvillä esimerkeillä.

Miten dokumentteja oikeasti hallitaan.
Miten yhteistyö toimii.
Miten tieto löytyy nopeasti.

Kun ihmiset ymmärtävät, miksi ja miten SharePointia käytetään, tapahtuu muutos.

Käyttö yhtenäistyy.
Turha työ vähenee.
Ja järjestelmä alkaa oikeasti tukea arkea.

Koulutus ei riitä yksin

Yksi keskeinen havaintomme on, että pelkkä koulutus ei vielä muuta toimintaa pysyvästi. Siksi työ ei pääty koulutukseen.

Tuemme asiakkaitamme myös käytännön arjessa.

– Sparraamme käyttöönotossa.
– Autamme selkeyttämään rakenteita ja toimintatapoja.
– Varmistamme yhdessä, että opitut asiat siirtyvät aidosti käyttöön.

Tarvittaessa yhteistyö jatkuu pidempään, jotta muutos todella juurtuu.

Milloin koulutus kannattaa?

Jos kysyisit tänään organisaatioltanne, miten löydän tärkeät dokumentit ja miten niitä pitäisi käyttää, saisitko yhtenäisen vastauksen?

Jos et, et ole yksin.

Asia on kuitenkin ratkaistavissa.

B2B Solutions auttaa yrityksiä ottamaan SharePointista sen hyödyn, jota varten se on alun perin hankittu.

Käytännönläheisesti, selkeästi ja ennen kaikkea niin, että muutos näkyy arjessa.

B2B Solutions on läpäissyt ISO 27001 -tietoturvastandardin mukaisen auditoinnin ja saanut sertifikaatin tietoturvan hallintajärjestelmälleen.

Kyseessä on kansainvälisesti tunnustettu standardi, joka lähtee tietoturvasta, mutta kytkeytyy prosesseihin, ihmisiin, toimintatapoihin ja johtamiseen. ISO 27001 siis määrittelee, miten organisaatio tunnistaa kokonaisturvariskit, hallitsee niitä ja kehittää toimintaa järjestelmällisesti.

Sertifikaatti on meille ennen kaikkea osoitus siitä, että tietoturva on rakennettu osaksi toimintamalliamme. Vielä tärkeämpää on kuitenkin se, mitä tämä tarkoittaa asiakkaillemme.

Yritysten arki on yhä riippuvaisempi toimivasta IT-ympäristöstä. Järjestelmät, data ja digitaaliset palvelut ovat monelle organisaatiolle suoraan liiketoiminnan ytimessä. Samalla tietoturvasta on tullut keskeinen osa yrityksen riskienhallintaa ja johtamista.

Kun yritys antaa IT-ympäristönsä kumppanin hallittavaksi, kyse ei ole vain teknisestä ylläpidosta. Samalla luotetaan siihen, että ympäristöä hallitaan turvallisesti ja läpinäkyvästi.

ISO 27001 -sertifiointi liittyy juuri tähän luottamukseen.

Standardin keskiössä ei ole yksittäinen teknologia tai järjestelmä, vaan toimintamalli. Se määrittelee, miten tietoturvariskit tunnistetaan koko toimitusketjussa, miten niitä arvioidaan ja millä tavalla niitä hallitaan osana organisaation arkea.

IT-palveluyritykselle tämä on keskeinen asia. Kun hallinnoimme asiakkaidemme IT-ympäristöjä, työasemia, järjestelmiä, pilvipalveluita ja dataa, olemme tekemisissä suoraan heidän liiketoimintansa kriittisen infrastruktuurin kanssa. Tietoturva ei silloin voi perustua yksittäisiin ratkaisuihin tai hyviin käytäntöihin, vaan sen täytyy olla osa koko toimintamallia.

ISO 27001 tuo tähän systematiikan.

Standardi edellyttää muun muassa, että tietoturvariskit tunnistetaan ja arvioidaan säännöllisesti. Pääsynhallinta, varmuuskopiot, poikkeamien käsittely ja tietojen käsittelyyn liittyvät käytännöt on määritelty ja dokumentoitu. Toimintaa myös arvioidaan jatkuvasti sisäisesti sekä ulkopuolisten auditointien avulla.

Asiakkaan näkökulmasta tämä tarkoittaa ennen kaikkea ennakoitavuutta. Kun tietoturvaa johdetaan järjestelmällisesti, riskienhallinta ei ole reaktiivista vaan suunnitelmallista.

Käytännössä tämä näkyy esimerkiksi tilanteissa, joissa yritys arvioi IT-kumppaniaan tai osallistuu tarjouskilpailuun. Yhä useammin kysytään, miten tietoturvaa johdetaan, miten riskejä hallitaan ja millä tavalla toimintaa valvotaan. Sertifioitu tietoturvan hallintajärjestelmä antaa näihin kysymyksiin selkeän ja läpinäkyvän vastauksen.

Samalla on hyvä todeta, mitä sertifikaatti ei tarkoita. Se ei ole lupaus siitä, ettei tietoturvauhkaa voisi koskaan syntyä. Sen sijaan se kertoo, että riskit tunnistetaan, niitä hallitaan ja toimintaa kehitetään jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä.

IT-ympäristöjen monimutkaisuus kasvaa jatkuvasti. Pilvipalvelut, hajautuneet työympäristöt ja tekoälyn hyödyntäminen tuovat yrityksille uusia mahdollisuuksia, mutta myös uusia tietoturvakysymyksiä. Siksi tietoturvan hallinta ei ole yksittäinen projekti, vaan jatkuva prosessi.

Tässä työssä IT-kumppanin rooli on keskeinen. Kun toimintamallit ovat kunnossa ja niitä kehitetään systemaattisesti, asiakkaan ei tarvitse huolehtia yksin koko kokonaisuudesta.

B2B Solutionsin tehtävä on toimia asiakkaidemme tukena tässä kokonaisuudessa. Tavoitteena ei ole pelkästään ylläpitää IT-ympäristöjä, vaan koulutamme ja autamme yrityksiä rakentamaan toimivaa, turvallista ja tulevaisuuden vaatimukset kestävää digitaalista toimintaympäristöä.

Siksi puhumme usein roolistamme uuden ajan strategisena IT-kumppanina. Kumppanina, jonka tehtävänä on olla yrityksen arjen sujuvuuden ja kehityksen voimavara.

IT-ympäristö toimii. Sovellukset pyörivät. Käyttäjien arki toimii. Varmistukset ovat kunnossa.

Mutta jos kysyisin, onko teillä ajantasainen ja ymmärrettävä kokonaiskuva ympäristöstänne, saisinko yksiselitteisen vastauksen?

Yllättävän usein en.

Monessa yrityksessä tieto on hajallaan. Osa palveluntarjoajalla, osa vanhoissa dokumenteissa, osa yhden avainhenkilön päässä. Niin kauan kuin arki toimii, asia ei nouse esiin.

Tilanne muuttuu vasta poikkeustilanteessa.

Avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa. Tulee tietoturvahäiriö. Suunnitellaan yrityskauppaa tai merkittävää järjestelmäuudistusta. Silloin huomataan, ettei kokonaiskuvaa oikeastaan ole.

Dokumentointi ei ole IT:n sisäinen asia

Ajantasainen IT-dokumentaatio ei tarkoita kansiollista teknistä tekstiä.

Se tarkoittaa selkeää ymmärrystä:

Mitä palveluita käytetään?
Missä data sijaitsee?
Mitkä ovat kriittiset riippuvuudet?
Kuka omistaa mitäkin?
Miten varmistukset ja palautukset toimivat?

Kyse on johtamisen työkalusta.

Ilman kokonaiskuvaa päätöksiä tehdään arvailun varassa. Uudistuksia lykätään, koska vaikutuksia ei tunneta. Sopimuksia jatketaan, koska vaihtoehtoja ei uskalleta arvioida.

Hyvä dokumentointi tuo hallinnan tunnetta – ja neuvotteluvoimaa.

Yksinkertainen testi

Jos IT-vastuuhenkilönne ilmoittaisi huomenna lähtevänsä, kuinka nopeasti saisitte:

– Yhden selkeän kokonaiskuvan ympäristöstä
– Tiedon kriittisistä palveluista ja niiden omistajuuksista
– Ymmärryksen mahdollisista riskeistä

Jos vastaus ei ole “heti”, asiaa kannattaa tarkastella ennen kuin tilanne pakottaa.

B2B Solutions auttaa yrityksiä muodostamaan selkeän näkymän nykyiseen IT-ympäristöön.

Teemme asiantuntijanäkemykseen perustuvan nykytilan läpikäynnin, jossa tunnistetaan mahdolliset puutteet, arvioidaan riskit ja tuodaan selkeä sekä ymmärrettävä kokonaiskuva johdon käyttöön

Kyse ei ole isosta projektista, vaan hallinnan varmistamisesta.

Jos haluatte tietää, miltä tilanne näyttää ulkopuolisen asiantuntijan silmin, keskustelu on hyvä ensimmäinen askel.

Pilvipalveluista on tullut monelle yritykselle oletusratkaisu. Ne lupaavat helppoutta, skaalautuvuutta ja huolettomuutta. Samalla keskustelu konesaleista on usein typistynyt tekniseksi yksityiskohdaksi. Ikään kuin kyse olisi vain IT:n sisäisestä valinnasta.

Todellisuudessa keskustelu koskee laajempaa kokonaisuutta. Kyse on vastuusta, hallinnasta ja liiketoiminnan jatkuvuudesta.

B2B Solutionsilla konesalit ja julkiset pilvipalvelut nähdään molemmat kriittisinä osina modernia IT-ympäristöä. Valinta ei kuitenkaan perustu mieltymyksiin tai trendeihin, vaan siihen, millaisia vaatimuksia yrityksen datalle, turvallisuudelle ja jatkuvuudelle asetetaan.

Jututimme aiheesta kokenutta järjestelmäasiantuntijaamme Ville Nevalaista.

Data on aina jossain, vaikka se ei tunnu siltä

Pilviratkaisuiden suosio on teknologian kehittyessä ymmärrettävästi kasvanut. Niistä puhuttaessa saattaa herkästi kuitenkin unohtua tärkeä asia.

”On hyvä ymmärtää, että pilvikin tarkoittaa sitä, että ne yrityksen datat ovat jonkun konesalissa. Ne eivät ole vain yrityksen omassa konesalissa”, Nevalainen huomauttaa.

“Kun data on vaikka Microsoftin palvelimilla konesaleissa, niin ne on yleensä hajautettu vähän ympäri maailmaa, oletuksena kuitenkin EU:n alueella Euroopan sisälle. Monella ei ole oikeasti edes tietoa, missä heidän yrityksensä data loppupeleissä on.”

Yritysjohdon näkökulmasta tämä on olennainen havainto. Jos ei tiedä, missä data sijaitsee, on vaikea ymmärtää siihen liittyviä riskejä, vastuita ja rajoitteita. Päätöksiä tehdään usein oletuksen varassa, että pilvi tarkoittaa automaattisesti parempaa turvallisuutta ja pienempää vastuuta.

Todellisuudessa vastuu ei katoa. Se vain muuttaa muotoaan.

Pilvi ei poista vastuuta

Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä liittyy siihen, kuka on vastuussa mistäkin, kun infrastruktuuri siirretään pilveen. Ajatus siitä, että vastuu siirtyy lähes kokonaan palveluntarjoajalle, on harhaanjohtava.

“Oikeastaan riippumatta siitä, valitaanko oma konesali tai julkinen pilvipalvelu, yrityksen data on joka tapauksessa aina jossain. Siksi on tärkeää ymmärtää, mitkä vastuualueet yrityksellä on silloin, kun data on pilvessä, ja mitkä ne ovat silloin, kun se sijaitsee omassa konesalissa”, Nevalainen sanoo.

Pilvessä yritys ei huolehdi fyysisestä laitteistosta, mutta vastaa edelleen tietoturvasta, käyttöoikeuksista, valvonnasta ja toimintamalleista. Lisäksi riippuvuus yhdestä globaalista toimijasta tuo mukanaan uudenlaisen riskin.

“Jos siellä kaatuu kaikki, et oikeastaan pysty tekemään mitään. Kun vastassa on globaali ja suuri toimija, sinulla ei käytännössä ole vipuvartta viedä asiaa eteenpäin”, Nevalainen korostaa.

Tämä ei tarkoita, että pilvi olisi huono ratkaisu. Siihen liittyvät riskit on kuitenkin tunnistettava yhtä tarkasti kuin omassa konesalissa.

Oma konesali tuo ennustettavuutta ja hallintaa

Monelle yritykselle oma konesali Suomessa on noussut uudelleen keskusteluun nimenomaan ennustettavuuden ja hallinnan kautta. Kun infrastruktuuri on omassa hallinnassa ja fyysisesti lähellä, kokonaisuus on helpommin ymmärrettävissä ja johdettavissa.

“Kyllä sanoisin, että se on iso valttikortti. Monilla yrityksillä on palveluita tai dataa, joita ei yksinkertaisesti voida siirtää pilveen. Esimerkiksi lainsäädännön vuoksi, jos dataa edellytetään säilytettäväksi Suomen sisällä”, Nevalainen muotoilee.

“Voidaan myös vaatia täysi kontrolli ja valvonta siitä, keillä on fyysinen pääsy niihin tiloihin, joissa dataa säilytetään. Pilvipalveluissa tällaista suoraa fyysisen pääsyn hallintaa ei voida taata samalla tavalla kuin omassa tai tarkasti valitussa kotimaisessa konesalissa”, Nevalainen jatkaa.

Sijainti, lainsäädäntö ja pääsynhallinta eivät ole teknisiä yksityiskohtia, vaan liiketoimintaa suojaavia rakenteita huomioiden esimerkiksi tämänhetkinen geopoliittinen tilanne. Kun tiedetään tarkasti, missä data on ja ketkä siihen pääsevät, myös riskienhallinta on konkreettisempaa.

Suurin riski ei ole teknologia vaan valmistautumattomuus

Sekä pilveen että omaan konesaliin liittyy riskejä. Suurin ongelma ei kuitenkaan yleensä ole itse ratkaisu, vaan se, että vastuita ja toimintamalleja ei ole määritelty riittävän selkeästi.

“Ihmisillä on ehkä liiallinenkin luottamus siihen, että kun siirryt sinne pilveen, asiat vaan toimivat siellä”, Nevalainen huomauttaa.

Yrityksiltä puuttuu usein selkeä vastaus kysymykseen, kuinka kauan kriittiset palvelut voivat olla alhaalla ja kuka tekee päätökset, jos jotain tapahtuu. Ilman tätä ymmärrystä teknologia ei pelasta, oli kyseessä pilvi tai oma konesali.

Oikea ratkaisu syntyy yhteistyöstä

B2B Solutionsilla konesali ja pilvi eivät ole vastakohtia. Ne ovat työkaluja, joita yhdistetään tilanteen mukaan. Oleellista on, että liiketoimintajohto ja IT-johto tekevät päätökset yhdessä, ymmärtäen sekä riskit että mahdollisuudet.

Yritysjohdon ei tarvitse ymmärtää teknologiaa syvällisesti, mutta sen on ymmärrettävä vastuu.

• Onko riskit tiedostettu?
• Missä data on?
• Kuka siihen pääsee?
• Kuinka nopeasti toiminta saadaan takaisin käyntiin, jos jokin menee pieleen?

Kun nämä kysymykset ovat kunnossa, teknologia alkaa palvella liiketoimintaa.

Vuoden loppu on luonnollinen hetki pysähtyä. Kiireinen arki hiljenee hetkeksi, ja on aikaa katsoa sekä mennyttä että tulevaa.

ICT-ala on keskellä poikkeuksellisen suurta murrosta, jossa teknologia muuttaa samanaikaisesti rakenteita, toimintatapoja ja vastuita. Kun katsomme kohti vuotta 2026, nousee esiin muutamia ilmiöitä, jotka eivät ole enää yksittäisiä trendejä vaan rakenteellisia muutoksia.

Tässä 3+1 havaintoa, jotka yritysjohdon ja IT-päättäjien on hyvä pitää mielessä ensi vuoteen siirryttäessä.

1
Tekoälyn siirtyminen työkalusta rakenteeksi

Tekoäly ei ole enää erillinen ratkaisu tai kokeilu, vaan osa perusinfrastruktuuria. Copilotit, agentit ja automaatiot kytkeytyvät suoraan prosesseihin, päätöksentekoon ja tiedon liikkeeseen. Vuonna 2026 kilpailuetu syntyy siitä, kenellä tekoäly on oikeasti arjessa, ei piloteissa.

2
Tietoturva liiketoimintariskinä, ei IT-kysymyksenä

Kiristyshaittaohjelmat, identiteettivarkaudet ja toimitusketjuriskit pakottavat johdon ottamaan tietoturvan omaksi agendakseen. Vuonna 2026 tietoturvaa mitataan yhä enemmän liiketoiminnan jatkuvuuden, maineen ja vastuiden kautta, ei vain teknisin kontrollilistoin.

3
Moderni työympäristö = tuottavuusalusta

Microsoft 365, identiteetit, laitteet ja pilvipalvelut nähdään yhä selvemmin yhtenä kokonaisuutena. Vuonna 2026 keskustelu ei ole enää siitä, mitä lisenssejä on käytössä, vaan siitä, miten ympäristö tukee työn sujuvuutta, tietoturvaa ja tekoälyn hyödyntämistä.

+1
IT-kumppanin rooli muuttuu toteuttajasta neuvonantajaksi

Pelkkä reagointi ja tikettien hoito ei enää riitä. Yritykset odottavat IT-kumppanilta kykyä sparrata, priorisoida ja auttaa tekemään oikeita valintoja teknologian ja liiketoiminnan rajapinnassa. Tämä erottaa kumppanit toimittajista.

Kiitos vuodesta 2025!

Vuosi 2025 on ollut monella tapaa murroksen vuosi. Kiitos kaikille asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneille luottamuksesta, keskusteluista ja yhteisistä kehitysaskelista.

Vuonna 2026 jatkamme samaa työtä: autamme yrityksiä tekemään teknologiasta arjen hyötyä, hallitsemaan muutosta ja rakentamaan kestävää, turvallista ja tuottavaa IT-ympäristöä.

Onnellista uutta vuotta 2026!

Haastattelimme senior system specialistiamme Joona Kokkosta. Hän työskentelee B2B Solutionsilla automaation ja kehitysprojektien parissa.

Keskustelussa pureuduttiin siihen, mitä yrityksissä oikeasti tapahtuu tekoälyn ja automaation ympärillä, missä ollaan jo pitkällä ja missä vielä alkutaipaleella.

Miltä tekoälyn ja automaation tilanne näyttää nyt suomalaisissa yrityksissä?

Tuntuu, että moni on nyt siinä vaiheessa, että tekoälyyn on tutustuttu ja Copilot-lisenssit ovat jo käytössä. Työkalu on otettu käyttöön, mutta ehkä vasta pieni osa sen potentiaalista hyödynnetään. Monessa yrityksessä mietitään, mitä kaikkea sillä voisi oikeasti tehdä ja mistä saataisiin eniten bisneshyötyä.

Onko suomalaisyritykset mielestäsi mukana kehityksen vauhdissa?

Kyllä, sanoisin niin. Ei olla kärjessä globaalisti, mutta ei missään nimessä jäljessäkään. Moni organisaatio käyttää Microsoftin ympäristöä muutenkin, joten kynnys Copilotin ja muiden AI-ominaisuuksien käyttöönottoon on matala. Tällä hetkellä ollaan ehkä sellaisessa “ensimmäinen aalto” -vaiheessa: työkalu on olemassa, seuraavaksi pitää oppia käyttämään sitä viisaasti.

Miten yrityksissä ajatellaan tekoälyä suhteessa ihmisiin. Ajatellaanko tekoälyä ja automaatiota vain tehostamisen kautta?

Omasta kokemuksesta sanoisin, että lähtökohta on enemmän se, että tekoäly ja automaatio helpottavat työntekoa. Ei niinkään niin, että joku haluaisi korvata ihmisiä. Tyypillisiä esimerkkejä ovat manuaalisen työn vähentäminen, kuten datan siirtely järjestelmästä toiseen, yksitoikkoiset Excel-tehtävät tai rutiininomaiset sähköpostit. Tekoäly nopeuttaa ja selkeyttää työtä, mutta ihminen on edelleen se, joka päättää asioista.

Mikä erottaa yritykset, jotka ovat saaneet tekoälystä arjen hyödyt irti, niistä, jotka ovat vielä telineissä?

Yksi iso ero on se, että tekoälyä uskalletaan käyttää mahdollisimman laajasti. Ei niin, että yksi tiimi kokeilee, vaan että työkaluja tuodaan koko organisaation käyttöön ja ihmisille annetaan lupa testata ja opetella. Yrityksissä, joissa tämä on onnistunut, tekoäly ei ole irrallinen projekti vaan osa arkea.

Missä kohdin yritykset tyypillisimmin kompuroivat, kun tekoälyä ja automaatiota otetaan käyttöön?

Usein suurin haaste on se, että käyttöönottovaihe jää puolitiehen. Työkalut hankitaan, mutta ei pysähdytä miettimään, miten prosessit muuttuvat. Ihmisillä on totuttu tapa tehdä työtä, ja uuden tavan opettelu vie hetken. Tekoälyn hyödyntäminen on osittain muutosjohtamista: pitää antaa aikaa opetella ja näyttää konkreettisesti, miten oma työ helpottuu.

Kun yritys haluaa ottaa tekoälyn käyttöön, ovatko odotukset tekoälystä ja automaatiosta yleensä mielestäsi realistisia?

Se riippuu. Yksittäisiin työkaluihin, esimerkiksi Copilotiin, kohdistuu paljon odotuksia, ja ne ovat osittain ansaittuja. Se on jo nyt huomattavasti parempi kuin pari vuotta sitten. Mutta kun mennään isompiin kokonaisuuksiin, kuten räätälöityihin automaatioihin ja prosessiin liittyviin integraatioihin. Tarvitaan testausta, asetusten säätämistä ja taustalla paljon työtä. Tähän kohtaan osa yrityksistä ehkä yllättyy: hyöty on saavutettavissa, mutta vaatii panostusta.

Onko jokin väärinkäsitys, joka nousee usein esiin tekoälyyn liittyen?

Yksi tyypillinen on se, että jos tekoälyä on kokeiltu pari vuotta sitten ja kokemus oli huono, siihen ei haluta palata. Kehitys on ollut niin nopeaa, että puolenkin vuoden takainen kokemus voi olla jo vanhentunut.

Toinen väärinkäsitys on se, että automaatio ja tekoäly olisivat sama asia. Automaatiota voi tehdä ilman tekoälyä, esimerkiksi prosessiautomaatio työnkuluilla. Tekoäly voi sitten tuoda tähän lisäkerroksen, mutta ne eivät ole synonyymejä.

Voisitko antaa konkreettisia esimerkkejä projekteista, joissa tekoäly tai automaatio on tuonut asiakkaalle hyötyä?

Yksi esimerkki liittyy asiakastietojen hallinnointiin. Rakensimme ratkaisun, jossa tekoäly agentti haki tarvittavaa tietoa eri lähteistä, esimerkiksi vuosikertomuksista, ja täytti pohjan löytämällään tiedolla. Käyttäjän tehtäväksi jäi etsinnän kohteen kertominen agentille sekä lopullisen työn viimeistely. Se säästi aikaa ja vähensi manuaalista tiedon kaivelua

Toinen esimerkki on lupaprosessien automatisointi. Aiemmin tiettyjen dokumenttien tai datan käyttöön tarvittiin esihenkilön hyväksyntä, ja se hoidettiin sähköpostiketjuilla. Rakensimme automaation, jossa loppukäyttäjä täytti lomakkeen, järjestelmä ohjasi pyynnön oikeille henkilöille, keräsi hyväksynnät ja palautti lopputuloksen. Prosessi nopeutui ja muuttui läpinäkyväksi.

Kolmas konkreettinen alue ovat on- ja offboarding-prosessit. Uuden työntekijän tullessa taloon pitää hoitaa tunnukset, lisenssit, laitteet ja käyttöoikeudet. Näitä vaiheita on automatisoitu niin, että prosessi käynnistyy yhdestä tilauslomakkeesta, jonka pohjalta tiedot täyttyvät automaatiolla tarvittaviin järjestelmiin. Vastaavasti lähtijän kohdalla käyttöoikeudet poistuvat hallitusti. Nämä ovat asioita, joissa automaatio oikeasti säästää työaikaa ja vähentää virheitä.

Valtaosa yrityksistä on Microsoft -ympäristössä. Miten näet Copilotin ja Microsoft-ekosysteemin roolin tekoälykehityksessä? Normaali kuluttajalle tekoäly on ollut yhtä kuin Chat GPT viimeiset pari vuotta.

Kyllä se tulee olemaan merkittävä. Itse toimin käytännössä pelkästään Microsoft ympäristössä olevien asiakkaiden kanssa.

Monella asiakkaalla data on jo valmiiksi SharePointissa, OneDrivessa ja muissa Microsoftin palveluissa. Se tekee Copilotin hyödyntämisestä luontevaa, koska työkalu pääsee siihen dataan kiinni. Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi sitä, ettei intranetin sivuja tarvitse selailla linkkien perässä, vaan Copilotilta voi kysyä suoraan, mistä jokin dokumentti löytyy. Lisäksi Copilotia voidaan kytkeä muihin järjestelmiin, jolloin se voi hyödyntää myös kolmannen osapuolen dataa.

Miten yritys pääsee liikkeelle, jos tekoäly ja automaatio tuntuvat vielä isoilta aiheilta?

En lähtisi liikkeelle isosta strategiasta, vaan pienistä, konkreettisista askelista. Tekoälyn puolella se voi tarkoittaa sitä, että otetaan peruschatti käyttöön ja opetellaan kysymään siltä apua arjen tehtäviin.

Automaation puolella hyvä lähtökohta on etsiä prosessi, jossa on paljon manuaalista työtä: toistuvaa datan siirtoa, samojen pyyntöjen käsittelyä tai lomakkeita, joita täytetään käsin. Kun yksi tällainen prosessi saadaan automatisoitua, ymmärrys kasvaa ja seuraava projekti on jo helpompi.

Mihin suuntaan tekoäly ja automaatio ovat mielestäsi menossa parin kolmen vuoden aikajänteellä?

Agenttien merkitys kasvaa selvästi. Nyt työkaluja käytetään vielä paljon siten, että käyttäjä keskustelee yhden agentin kanssa. Tulevaisuudessa agentit keskustelevat myös keskenään ja hoitavat useampia vaiheita automaattisesti. Näemme todennäköisesti muun muassa HR-agentteja, laitetilausagentteja ja erilaisia sisäisiä palvelubotteja, jotka pyörivät taustalla ja tekevät työtä ihmisen puolesta.

Samalla erot yritysten välillä voivat kasvaa. Ne, jotka panostavat tekoälyyn ja automaatioon nyt, saavat etumatkaa tehokkuudessa ja laadussa. Toisaalta teknologia demokratisoituu: myös pienemmillä yrityksillä on mahdollisuus hyödyntää samoja työkaluja, kunhan rohkeus ja perusosaaminen ovat kunnossa.

Mikä on tärkein viesti yritysjohdolle ja IT-päättäjille tämän kaiken keskellä?

Tärkeintä on, ettei jää odottamaan täydellistä hetkeä. Tekoäly ja automaatio eivät ole enää kaukaista tulevaisuutta, vaan arjen työkaluja. Pienilläkin askelilla voi saada aikaan isoja hyötyjä, kunhan ne tehdään suunnitelmallisesti. Ja jos tuntuu, ettei omassa organisaatiossa ole osaamista, kannattaa hakea apua kumppanilta, joka on tehnyt näitä ratkaisuja käytännössä.

Lopulta kyse ei ole siitä, korvaako tekoäly ihmisen, vaan siitä, miten ihminen hyödyntää tekoälyä omassa työssään.

Jos haluat keskustella, miten tekoäly ja automaatio voisivat tukea teidän organisaatiotanne käytännössä, ota yhteyttä B2B Solutionsin asiantuntijoihin.

Microsoft lopetti Windows 10 -käyttöjärjestelmän tuen 14.10.2025. Päivitykset ja korjaukset loppuivat ilman lisämaksullisen lisenssin hankintaa.

Tietokoneet käynnistyivät kuten ennenkin, mutta taustalla moni asia muuttui ratkaisevasti.

Kun tuki päättyy, laitteet eivät enää saa tietoturvapäivityksiä. Uudet haavoittuvuudet jäävät korjaamatta. Ohjelmistot alkavat hiljalleen pudota yhteensopivuuden ulkopuolelle. IT ei voi enää taata, että koneet ovat turvallisia osana yrityksen verkkoa.

Tämä ei ole vain IT-osaston pieni tekninen huomio.  Hoitamattomana kyse on liiketoimintariskistä, joka on pakko hoitaa kuntoon.

Mitä tapahtuu, jos Windows 10 -koneet pidetään päivittämättöminä käytössä?

• Tietoturvauhat kasvavat. Suojaamattomat päätelaitteet ovat helppo kohde hyökkäyksille.
• Yhteensopivuus alkaa murentua. Esimerkiksi Office-, Copilot- tai pankkiohjelmistot eivät välttämättä enää toimi moitteettomasti.
• Yrityksen IT ei voi yksin kantaa vastuuta. Jos laite on vanhentunut, sitä ei voi suojata riittävällä tasolla.

Toisin sanoen nyt viimeinen hetki tehdä päätös ja hoitaa järjestelmä ajan tasalle hallitusti ilman suurempia vahinkoja.

Mitä yrityksellä on käytännössä tehtävissä?

1. Päivitä käyttöjärjestelmä Windows 11:een, jos kone on uudehko ja yhteensopiva.
2. Päivitä koneen osia, jos suorituskyky ei muuten riitä.
3. Korvaa kone uudella, jos se on yli 5 vuotta vanha eikä tue Windows 11:tä.

Tämä kannattaa tehdä keskitetysti, ei kone kerrallaan hätätilanteessa. Näin nähdään yhdellä silmäyksellä, mikä päivitetään ja mikä vaihdetaan.

Kone- tai järjestelmäpäivitykset eivät ole asia, jonka kohdalla kannattaa säästää. Yritysjohto viime kädessä päättää, hyväksytäänkö riski vai hoitaako sen kuntoon. IT voi antaa suosituksia, mutta vastuu liiketoiminnan jatkuvuudesta on johdolla.

Me B2B Solutionsilla autamme asiakkaitamme kartoittamaan tilanteen: mitkä laitteet voidaan päivittää, mitkä kannattaa korvata ja miten koko prosessi hoidetaan kustannustehokkaasti.

Jos haluat hoitaa tämän yhdellä kertaa ja ilman turhaa säätöä, ota yhteyttä.
 Teemme tilanteestanne nopean arvion ilman sitoumuksia.

Tekoäly on tullut vauhdilla liiketoiminnan ytimeen. Sitä kehitetään, otetaan käyttöön ja siitä puhutaan enemmän kuin mistään muusta teknologiasta viime vuosikymmeniin. Yksi asia on kuitenkin varma: kukaan ei hallitse kokonaisuutta täydellisesti. Kehitys etenee niin nopeasti, ettei yhdelläkään yrityksellä ole kaikkia vastauksia.

Tämä ei ole kuitenkaan este – vaan juuri syy, miksi tekoälystrategiaa tarvitaan. Kun mietitte tekoälyn roolia yrityksenne strategiassa, nämä kohdat on syytä nostaa pöydälle.

Liiketoiminnan tavoitteet edellä

AI-strategia ei ala teknologiasta vaan liiketoiminnasta. Mitä ongelmia halutaan ratkaista? Mihin tavoitteisiin AI voi tuoda vauhtia? Jos strategia nojaa vain tekniseen innostukseen, tuloksena on irrallisia kokeiluja ilman todellista hyötyä. Kun tavoitteet ovat selkeitä, on helpompi päättää, missä tekoälyä kannattaa hyödyntää ensin.

Ihmiset tekevät strategian todeksi

Mikään strategia ei toimi ilman kulttuuria, jossa ihmiset ovat mukana. Tekoäly haastaa osaamista, mutta se myös motivoi: arjen rutiineja voidaan vähentää ja työajasta vapautuu enemmän siihen, missä ihminen on korvaamaton. Yrityksen johdon tehtävä on varmistaa, että henkilöstö saa koulutusta, mahdollisuuksia oppia ja rohkaisua käyttää uusia työkaluja.

Käyttötapaukset konkretisoivat hyödyn

AI-strategia pysyy helposti sanahelinänä, jos ei päätetä konkreettisista käyttötapauksista. Copilot voi helpottaa tiedon löytämistä ja dokumenttien käsittelyä, automaatioagentit voivat tehostaa organisaation prosesseja. Kun hyödyt näkyvät arjessa, syntyy pohja myös laajemmalle muutokselle.

Perusasiat kuntoon

Hyötyjä ei kuitenkaan synny, jos perustekijät puuttuvat. Laadukas data, tietoturva ja sääntelyn noudattaminen (kuten EU:n AI Act ja NIS2) ovat välttämättömiä, jotta AI:n käyttö on vastuullista ja turvallista. Huolimattomuus tässä vaiheessa voi kääntää mahdollisuudet riskeiksi.

Johtaminen ja vastuut

AI-strategia on lopulta johtamiskysymys. Kuka vastaa, että tekoälyn käyttö on linjassa liiketoimintatavoitteiden kanssa? Kuka huolehtii riskeistä ja eettisistä kysymyksistä? Vastuut on määriteltävä selkeästi, jotta AI ei jää yksittäisten kokeilujen varaan.

Kumppanit tuovat varmuutta

Koska kukaan ei hallitse kaikkea itse, oikeat kumppanit ovat ratkaisevassa roolissa. Asiantunteva IT-kumppani auttaa löytämään parhaat ratkaisut ja varmistaa, että käyttöönotto etenee hallitusti ja vaiheittain. Näin hyödyt konkretisoituvat nopeammin ja turvallisemmin.

Elävä strategia

Tekoäly kehittyy nopeammin kuin mikään aiempi teknologia. Siksi AI-strategia ei ole koskaan valmis dokumentti. Se on jatkuvasti päivittyvä suunnitelma, jota mitataan ja kehitetään kokemusten pohjalta.

Yhteenveto:

Tekoäly on teknologia, mutta sen johtaminen on ennen kaikkea liiketoiminnan johtamista. Mahdollisuudet ovat valtavat – ja niin ovat riskitkin, jos AI jätetään irralliseksi kokeiluksi. Yritysjohdon tehtävä on varmistaa, että tekoälyä hyödynnetään tavoitteellisesti, vastuullisesti ja koko organisaation parhaaksi.

Haluatko sparrata, miten AI voisi tukea teidän liiketoimintanne tavoitteita? Ota yhteyttä, niin etsitään yhdessä oikeat ratkaisut.

Tekoäly ja automaatio ovat yhä enemmän mukana arjen keskusteluissa. Niistä puhutaan hype-sanoina, tulevaisuuden visioina ja uhkakuvina. Missä tekoälyn kanssa mennään nyt, ja mitä yritysjohdon ja IT-päättäjien kannattaa huomioida syksyllä 2025?

Arjen hyöty ratkaisee

Tekoäly ei ole irrallinen ilmiö, vaan osa työn tekemisen arkea. Todellinen muutos syntyy vasta silloin, kun tekoäly ja automaatio vapauttavat ihmisiä tekemään oikeita töitä. Liian monessa organisaatiossa käytetään edelleen aikaa tehtäviin, jotka olisi mahdollista automatisoida. Silloin juostaan jatkuvasti perässä.

Kun rutiinit vähenevät, työntekijät voivat keskittyä olennaiseen. Tämä lisää motivaatiota ja hyödyttää koko organisaatiota. Kyse ei ole ihmisten korvaamisesta, vaan heidän osaamisensa paremmasta hyödyntämisestä.

Copilot tuo Microsoftin työkalut lähemmäksi käyttäjää

Microsoft Copilot on konkreettinen esimerkki siitä, miten tekoäly tulee jokapäiväiseen työhön. Copilot ei ole erillinen sovellus, vaan se toimii osana tuttuja työkaluja: Outlookia, Wordia, Exceliä, Teamsia ja SharePointia.

Sen merkitys näkyy ennen kaikkea siinä, miten arjen työ helpottuu. Copilot osaa tiivistää pitkiä sähköpostiketjuja, luonnostella sisältöjä, analysoida dataa Excelissä ja rakentaa esityksiä PowerPointissa. Se tuo yhteen tietoa eri lähteistä ja auttaa jäsentämään sitä tavalla, johon ihmisellä ei aina ole aikaa.

Tämä ei silti tarkoita, että perusasioista voisi luistaa. Laadukas data ja selkeät rakenteet ovat edellytys sille, että tekoälystä saadaan kaikki hyöty irti. Copilot tuo kuitenkin merkittävää helpotusta myös silloin, kun järjestelmät eivät ole täydellisiä.

Agentit ovat seuraava askel

Generatiivisen tekoälyn rinnalle nousevat nyt myös AI-agentit. Ne ovat ohjelmallisia toimijoita, jotka pystyvät suorittamaan tehtäviä ja tekemään päätöksiä osana järjestelmiä. Käytännössä agentit voivat automatisoida työnkulkuja, valvoa tapahtumia ja ohjata prosesseja paljon laajemmin kuin yksittäiset sovelluskohtaiset työkalut.

Tämä muuttaa arkea vähitellen, ei yhdessä yössä. Kehityksen suunta on selvä: tulevaisuudessa työntekijä ei enää käytä vain ohjelmia, vaan hänen tukenaan on joukko agentteja, jotka hoitavat osan työstä taustalla.

Suurin riski on olla tekemättä mitään

Tekoälyn ja automaation suhteen tärkein kysymys ei ole, mitä kaikkea uutta on tulossa, vaan mitä organisaatiot tekevät juuri nyt. Yritykset, jotka eivät ota tätä haltuun, jäävät väistämättä jälkeen. Kilpailijat menevät ohi, koska ne pystyvät hyödyntämään ihmisten aikaa ja osaamista tehokkaammin.

Tekoälyn mahdollisuudet ovat suuret, mutta ne toteutuvat vain, jos yritysjohto ja IT-päättäjät tarttuvat aiheeseen tietoisesti. Tämä on hetki, jolloin kannattaa kouluttautua, oppia uutta ja rakentaa omaa ymmärrystä.

Uuden työntekijän ensimmäinen työpäivä on aina enemmän kuin perehdytys. Se on tilaisuus vahvistaa työnantajamielikuvaa ensimmäisistä hetkistä alkaen.

IT:llä on siinä isompi rooli kuin usein ajatellaan.

Kun kaikki toimii heti – laitteet odottavat valmiina, tunnukset toimivat, sähköposti ja järjestelmät avautuvat – se herättää luottamusta. Se on viesti siitä, että työntekijää on odotettu ja hänen aloitukseensa on valmistauduttu.

Kun taas työläppäri puuttuu, salasanoja ei ole luotu ja järjestelmiin ei pääse, ensimmäinen kokemus voi olla turhauttava. Ensivaikutelma syntyy vain kerran, ja IT-ongelmat jäävät usein mieleen väärällä tavalla.

Siksi uuden työntekijän aloitukseen kannattaa rakentaa selkeä ja roolipohjainen malli.

Jo ennen ensimmäistä työpäivää on tiedettävä, mitä laitteita ja käyttöoikeuksia rooliin kuuluu, miten ne toimitetaan ja milloin ne otetaan käyttöön. Samalla varmistetaan, että tietoturva ei jää sattuman varaan. Esimerkiksi monivaiheinen tunnistautuminen, VPN ja ohjelmistopäivitykset on tärkeä ottaa käyttöön heti.

Uusi työntekijä on myös tietoturvan näkökulmasta haavoittuvainen. Hän ei vielä tunne organisaation toimintatapoja, eikä välttämättä tunnista huijausviestejä tai normaalista poikkeavaa käytöstä. Siksi selkeä ja käytännönläheinen tietoturvaperehdytys on olennainen osa aloitusta – ei pelkkä linkki intrassa olevaan PDF:ään.

Parhaissa tilanteissa HR ja IT rakentavat aloituksen yhdessä. Esihenkilö tietää, mitä työ vaatii. IT varmistaa, että tekninen perusta on kunnossa. HR huolehtii siitä, että kokonaisuus tukee työntekijäkokemusta.

Kyse ei ole vain teknisestä prosessista. Kyse on siitä, millaiseksi uusi työntekijä kokee uuden työnantajansa ensimmäisestä päivästä lähtien.

Jos haluat rakentaa modernin, turvallisen ja sujuvan aloitusprosessin uusille työntekijöille, ota yhteyttä. Autamme mielellämme arvioimaan, mistä kannattaa lähteä liikkeelle.