IT-ympäristö on yrityksen toiminnan peruskivi. Sujuvasti toimiva IT-ympäristö on parhaimmillaan huomaamaton, mahdollistaa tietoturvallisen etätyöskentelyn ja helpottaa käyttäjiensä työtä kiireisessä arjessa. Sujuva tiedonkulku, käyttäjäystävälliset pilviratkaisut ja päätelaitteet sekä laadukas tiedonhallinta vaikuttavat yrityksen tehokkuuteen ja kilpailukykyyn. Siksi IT-ympäristö kuuluu myös toimitusjohtajan työkalupakkiin.
Yrityksen hallitus ja ylin johto määrittelevät toiminnan suunnan ja tavoitteet, joita kaikki organisaation osat toteuttavat – kukin omalla tavallaan. Heitä kaikkia ohjaa ja tavoitteiden toteutumista valvoo toimitusjohtaja, joka ei niinkään osallistu pilvipalveluiden tai työasemien valintaan, vaan määrittelee liiketoiminnan suuren kuvan ja strategiset IT-linjaukset.
Mistä moderni IT-ympäristö koostuu?
Toimivan ja oikein suunnitellun IT-ympäristön merkitys on useimmille yrityksille päivän selvä asia. Yhtä selvää ei aina ole, mistä kaikesta se koostuu ja mitä tulisi ottaa huomioon, jotta IT-ympäristö palvelisi liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla myös tulevaisuudessa. Tämän vuoksi IT:n kehittämisen tulee pohjautua yrityksen kasvustrategiaan. Niinpä IT-ratkaisujen skaalautuvuuden elintärkeää merkitystä ei voi liiaksi korostaa; IT ei saa muodostua vahvassa kasvussa olevan yrityksen pullonkaulaksi. Useimmissa tapauksissa yrityksen IT-ympäristö on monimutkainen kokonaisuus, jonka hallinta ja kehittäminen vaatii useiden erikoisalojen asiantuntemusta. Laitteet ja ohjelmistot, tietosuoja- ja turvallisuus, käyttäjätuki ja koulutus, lisenssit, vakuutukset ja varalaitepalvelu ovat vain muutamia niistä lukuisista asioista, joista on huolehdittava.
Onko sinun yrityksessäsi resursseja, osaamista ja aikaa varmistaa täydellisesti, että IT-ympäristönne toimii kasvavien vaatimusten mukaisesti myös ylihuomenna?
Tunnista arkipäivän haasteet ja ongelmakohdat
Työtä turhaan viivästyttävät pullonkaulat ovat yritykselle menoerä. Ylimääräisiä viiveitä voivat aiheuttaa hitaasti latautuvat ohjelmat, verkkainen nettiyhteys, sekava tiedostonhallinta tai vaikkapa tehoton tiedonkulku organisaatiossa. Näistä kertyvä hukka-aika on suoraan pois ydinliiketoiminnasta – ja tulovirroista.
Oikeanlaisen ja toimivan IT-ympäristön avulla on helppo päästä eroon turhasta jähmeydestä. Satsaus IT-ympäristön päivittämiseen voi maksaa itsensä takaisin jo estettyään yhden ainoan virheellisen työsuoritteen tai tavaratoimituksen. Ja vuosien saatossa säästöt kumuloituvat, kun IT-ympäristö on suunniteltu tulevaisuudenkestäväksi.
Paras IT-asiantuntemus ulkoistamalla – osittain tai kokonaan
Vaihtoehdot yrityksen IT:n ulkoistamiseen ovat moninaiset, yksittäisen ohjelmiston ulkoistamisesta koko yrityksen IT-palvelujen ulkoistukseen.
Osittaisella ulkoistamisella tarkoitetaan yksittäisen ohjelmiston tai ohjelmistokokonaisuuden ulkoistamista. Suurin osa yrityksistä on itse asiassa jo ulkoistanut osan IT-palveluistaan oman ydintoimintansa ulkopuolelle. Esimerkiksi IT on osittain jo ulkoistettu, kun yksittäinen palveluohjelmisto tai pilvipalvelu hankitaan kolmannelta osapuolelta. Tietoturvaakaan harvoin mielletään suoranaisesti IT-palveluiksi, mutta suurin osa yrityksistä hankkii sen ulkopuoliselta kumppanilta.
Täysimittaisella ulkoistamisella tarkoitetaan käytännössä sitä, että IT-kumppani hallitsee kaikkea IT-asioihin ja -laitteistoon liittyvää toimintaa taustajärjestelmistä palvelimiin. Kun IT on ulkoistettu täysin, on erityisen tärkeää, että yhteistyö ulkoistetun kumppanin ja yrityksen välillä toimii saumattomasti. Usein kumppani on tiiviissä yhteistyössä esimerkiksi tietohallinnosta vastaavan henkilön kanssa, jotta IT pysyy perillä liiketoimintastrategiasta ja voi tarpeen tullen vastata muuttuviin tarpeisiin nopealla aikataululla. Täysimittainen ulkoistaminen on hyvä vaihtoehto, kun IT:n varmuudesta ja toimivuudesta halutaan olla 100% varmoja.
Miten IT:n ulkoistaminen käytännössä hyödyttää?
1. Vapaus: Yrityksesi saa vapauden keskittyä oleelliseen, eli omaan liiketoimintaan. Aikaa ei tarvitse varata aikaa vieviin IT-asioihin tai odotteluun, ja rutiinit helpottuvat.
2. Resurssisäästäminen: Koulutukseen ei tarvitse uhrata niin paljon aikaa tai rahaa. Teknologia muuttuu jatkuvalla syötöllä ja uusimpien tuulien perässä pysyminen vaatii hereillä oloa ja jatkuvaa koulutusta.
3. Uutta näkemystä ja osaamista: Ulkopuolisen kumppanin avulla saa erikoisosaamista ja uudenlaisia perspektiiviä IT-ympäristön kehittämiseen ja kumppanin kautta voi tulla hyviä parannusehdotuksia toiminnan tehostamiseksi. Osaamistaso kasvaa, kun uudenlainen näkemys ja osaaminen tulevat talon ulkopuolelta. Pienilläkin muutoksilla voidaan parantaa yrityksen toimintaa huomattavasti.
4. Kustannustehokkuus: Kun ulkoistaminen tehdään oikein, saadaan pitkällä tähtäimellä runsaasti säästöjä. Henkilöresurssit ovat usein kalliimpi sijoitus, kuin kumppani – lisäksi ulkoistamalla saa toimintaan ennustettavuutta. Jos yrityksellä on yksi koulutettu ja pätevä IT-henkilö, joka tietää kaikesta kaiken vaikka unissaan, mitä tapahtuu, kun tämä päättää esimerkiksi vaihtaa työpaikkaa? Älä siis laita kaikkia munia yhteen koriin, vaan satsaa monipuoliseen osaamiseen.
5. Varmuus ja hyvin nukutut yöt: Jos yritys ei ulkoista IT-palveluita osaavalle kumppanille, on suuri riski siihen, että lopulta IT-palvelut tehdään niin sanotusti ”vasemmalla kädellä”. Aika ei yksinkertaisesti riitä kaikkien tapahtumien ja muutosten tarkkailuun, jos IT-asioihin ei ole niihin dedikoitua tiimiä. Kumppanin avulla riskienhallinta myös helpottuu kun apuna on ammattilainen, joka auttaa IT:n strategisissa linjauksissa, on tukena organisaatiosi työntekijöille ja pitää huolen ajankohtaisista järjestelmien ja ohjelmistojen päivityksistä.
CIO, Partner
kimmo.lang@b2bsolutions.fi
